COMPTE RENDU DE SEANCE

Contrats

1.       Renégociation des contrats avec tous les prestataires de services

Afin d'éviter les doublons et d'optimiser nos dépenses en prestations de services, il est proposé de demander aux syndics GTF et CITYA de s'harmoniser sur le choix des sociétés (électricité, serrurerie, jardinage, etc…) après information auprès des conseils syndicaux des Villas et Terrasses. De plus il paraît raisonnable de renégocier les contrats au moins tous les trois ans.

- M. P. signale les risques d'erreurs en cas de facturation  dès lors qu’il y aura des prestataires identiques.

- Mme NICOLAU souligne que les contrats d’assurances semblent élevés et méritent une étude approfondie.

- M. AUJARD évoque le problème de suivi des travaux : nombreuses prestations inefficaces, déplacements inutiles, absence de rapports d’interventions de la part des prestataires ou de la part du syndic. Il ajoute qu’il lui semble que le syndic ait des difficultés à « tenir » les entreprises (il n’existe pas de service « travaux » chez GTF avec les compétences requises).

- M. SEGARD propose que le syndic envoie systématiquement (ceci est actuellement fait de manière sporadique) des ordres de services aux prestataires, avec copie au gardien et à la commission Travaux pour permettre un suivi efficace tant au niveau de l’exécution que de la facturation. Ces ordres de services préciseront la date, le lieu exact d’intervention, sa nature et sa portée.

(remarques soulevées au titre des Villas mais applicables aux Terrasses)

Action Mme NICOLAU :

Demander au syndic CITYA :

1. de faire l'état de l'ensemble des contrats en cours avec leurs montants et leurs échéances.
2. de lancer une consultation.
3. de renégocier les contrats avec les anciens ou nouveaux prestataires pour avoir des contrats en harmonie avec notre exercice du 1^er janvier au 31 décembre.
4. d’établir systématiquement des ordres de services (avec copie au gardien et à la commission travaux) pour toutes interventions.

2.       Appel d'offres auprès de syndics pour renégociation du contrat de syndic

Il est d'usage de renégocier les contrats au moins tous les trois ans. Cela ne signifie pas pour autant que nous souhaitions changer de syndic. Il s'agit de vérifier que nous sommes dans "la bonne norme" tant du point de vue du prix que du point de vue de la qualité de prestation.

Action  M. SEGARD :

1. établir un cadre d’appel d’offres pour établir une base de comparaison objective.
2. lancer une consultation dès le mois d’octobre.
   (action valable pour Villas et terrasses)

3.       Contrat du Gardien : mise en conformité avec les tâches réelles dédiées aux Terrasses

Le Gardien a fait état du temps passé à guider les prestataires de services AFUL et Terrasses dans la résidence. M. SEGARD propose de réaffecter des UV aux Terrasses et à l’AFUL en fonction de la réalité des tâches respectives.

Action : Reprendre, avec le syndic, la grille des tâches établie l’an dernier et rééquilibrer les UV.

4.       Copies des contrats manquants (Assurances)

Le conseil syndical dispose déjà de la copie d’un certain nombre de contrats. Une liste détaillant les manquants (notamment les contrats d’assurances) sera transmise au syndic pour lui demander de nous fournir les documents manquants.

Action : voir § 1 ci-dessus

Finances

1.       Budget prévisionnel mensuel pour établir le budget 2008

Il incombe au syndic d'élaborer un budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical (ceci fait partie de ses prestations normales). Les échéances des recettes et des dépenses étant parfaitement connues, l’élaboration d’un budget mensuel ne posera aucune difficulté.

Action M. CALAME : demander au syndic CITYA d’établir et de soumettre au conseil syndical pour le mois de novembre 2007 le budget prévisionnel mensuel de l’exercice 2008.

2.       Relevé mensuel de la situation bancaire (comme opéré par GTF pour les Villas et l’AFUL)

Afin d’avoir une bonne visibilité du fonctionnement de la copropriété et d’arriver à une gestion réelle, il est nécessaire de disposer de la situation bancaire mensuelle. Bien que nous ne disposions pas d’un compte séparé, la loi fait obligation aux syndics de différencier les fonds de chacune des copropriétés dont elle a mandat ; l’information existe donc et le conseil syndical demande à ce qu’elle lui soit communiquée.

Action M. CALAME : demander à CITYA de fournir au conseil syndical la situation bancaire mensuelle détaillée (dépenses, recettes, dates de valeur, soldes mensuels) comme opéré par GTF.

3.       Individualisation des facturations d'eau par le fournisseur

L’ensemble des Villas et des Ateliers est équipé de compteurs individuels d’eau chaude, froide et de thermies.

Les relevés individuels sont déjà effectués par Schlumberger.

Action : L’information sera fournie par GTF car il lui est demandé au titre des Villas de se renseigner auprès du fournisseur d’eau des conditions et modalités propres à obtenir une facturation individuelle directe des parties privatives (logements) et de fournir ces informations au conseil syndical.

Travaux

1.       Désinfection des parties communes des commerces niveau -4

Les coursives des commerces au niveau -4 (côté Pena Festayre) et un local de servitude sont encombrées de détritus, gravas (Pena) et de palettes de catalogues (Grande Récré).

Action : Il est demandé à CITYA de faire le nécessaire sans délais pour que ces lieux soient remis dans un état de propreté correct. Faute de résultat, il est demandé à CITYA de faire passer un prestataire pour effectuer le nettoyage et d’en répercuter directement le coût sur les responsables.

2.       Désinfection des caves et parkings (blattes)

L’insalubrité qui s’est installée à cause du §1 ci-dessus et la présence de nourriture a été propice à la réinstallation de blattes (observées au niveau des caves).

Action : Il est demandé à CITYA de faire établir les devis nécessaires à une désinfection complète (blattes et rats) des sous-sols.

3.       Serrure de la cave Villa 10 (dossier non réglé)

Après plusieurs mois le problème du remplacement de la serrure d’accès au parking de la Villa 10 n’est toujours pas résolu.

Action : Il est demandé à CITYA de faire le nécessaire rapidement en respectant l’organigramme des serrures de la résidence (disponible chez GTF et chez le gardien).

4.       Pompe de relevage niveau -4 (dossier non réglé)

Il est maintenant prouvé que les deux pompes sont en état de fonctionnement et que l’origine de la panne se situe dans l’armoire électrique (très certainement un simple relais à changer).

Action : Il est demandé à CITYA de faire intervenir rapidement un prestataire compétent (sur ordre de service avec copie au gardien) et d’envisager sérieusement un contrat de maintenance de cette installation.

5.       Nuisances nocturnes : état des mesures entreprises par CITYA

Action : Il est demandé à CITYA d’informer le conseil syndical des actions mises en œuvres pour faire cesser les nuisances causées par les night clubs situés au niveau des commerces (décision prise lors de la dernière Assemblée Générale).

Le conseil syndical souhaite également une information sur le paiement des charges de la Sté Quartz qui a repris le Mandunga.

6.       Reprogrammation des blips de parking - état d'avancement

Action : Il est demandé à CITYA d’informer le conseil syndical sur l’état d’avancement de la reprogrammation des blips de parking. (action lancée au mois de mai dernier)

7.       Remise en état des bacs à sable des parkings

Action : Il est demandé à CITYA de faire un bilan et de faire remettre en état les bacs à sable du parking qui constituent un matériel de sécurité au même titre que les blocs secours ou les extincteurs.

8.       Enlèvement des batteries et autres déchets dans les parkings

Action : Il est demandé à CITYA de faire débarrasser les batteries et autres déchets qui encombrent les parkings.

9.       Mise en place d'un système anti-refoulement d'odeur au niveau des regards d'égouts des ateliers

Action : Il est demandé à CITYA de se mettre en relation avec M. BARILLOT pour déterminer ce qu’il y a faire et établir les devis nécessaire à la mise en place de siphons sur la canalisation d’évacuation au niveau des ateliers.

10.   Remise en état de l'éclairage dans l'allée des ateliers (urgent)

Action : Il est demandé à CITYA de se mettre en relation avec M. BARILLOT pour déterminer ce qu’il y a faire et établir les devis nécessaire à la remise en état de l’éclairage dans l’allée des ateliers.

Divers :

Epaves dans les parkings

Au moins deux véhicules sont abandonnés depuis des années dans le parking.

Il est demandé à CITYA de se renseigner sur leurs propriétaires et de faire le nécessaire pour les faire évacuer.

Panneaux « Interdiction de Stationner »

Il est demandé de faire apposer deux ou trois panneaux de taille respectable dans le fond du parking au niveau -1. Voir avec MM AUJARD et RENIER le type de panneau à choisir et où les apposer.

Sanisette près de la station RATP

M. NAUDIN a rencontré M. RICOUD (RATP Pantin) et l’a entretenu du problème que nous avions quant à l’utilisation de la porte du garage en urinoir.

La RATP n’est pas contre ce projet  - le trottoir est sous son contrôle - mais elle ne pense pas que cela mettra fin aux habitudes prises.

Les solutions possibles sont : sanisette DECAUX (coût de location annuelle de l’ordre de 30.000€) ou une sanisette de chantier (Sans aucun raccordement. Maintenance et vidange de la fosse 2 fois par semaine en général. Serait posée sur emplacement en accord avec RATP).

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 21h45.