Ordre du jour :
- Election du Président du CS pour l'exercice 2007-2008
- Présentation du nouveau mode de fonctionnement du Conseil Syndical
- Constitution des Commissions
- Photos
- Date de la prochaine réunion
- Mise à jour de l’annuaire du CS
- Commentaires sur le projet de PV de l'AG du 28 mars 2007
Faute de salle, la réunion a eu lieu dans le jardin de la Villa Curie.
La séance est ouverte à 19h00 par M. CALAME
Les présents font remarquer d’une manière unanime que le problème de disposer d’une salle ou d’un local pour les réunions du Conseil syndical se pose.
- La salle Batigère a une capacité d’accueil de 10 à 12 personnes ;
- GTF peut louer une salle (payant), mais se pose un problème d’horaires (fermeture à 19h) et d’éloignement ;
- Le coût de location d’une salle au Forest Hill est trop élevé ;
- La salle Mathis (payant) peut être une solution mais il y a une question d’assurance responsabilité à régler.
- Possibilités d’utiliser un établissement à proximité (café, restaurant…)
Dans la mesure où l’ensemble du CS sera rarement réuni dans son ensemble, mais les commissions, la capacité nécessaire serait de 10 à 12 personnes.
- C. P. se propose de contacter Batigère pour voir s’il est encore possible de bénéficier de leur salle comme par le passé.
- Pour les réunions où nous serons plus nombreux, D. SEGARD voit avec R. NAUDIN si une solution avec la Cité des Sciences est envisageable.
- M. BOURCIER voit avec la salle Mathis les conditions (question d’assurance).
Election du Président pour l’exercice 2007-2008
Après un tour de table, seul M. SEGARD se présente. M. CALAME propose un vote à bulletin secret avec comme choix : oui (ou le nom du candidat) – non – abstention
15 Votants : 11 présents + 4 pouvoirs
Résultat : 12 oui – 1 non – 1 abstention – 1 M. CALAME
D. SEGARD est donc élu à la majorité.
Fonctionnement du Conseil Syndical
M. CALAME présente sa « Proposition de principes pour le fonctionnement du Conseil syndical ». Il précise que ce règlement sera mis en application, testé et adapté dès cette année, puis proposé en AG pour ratification.
M. P. souhaite qu’il y ait au moins un représentant par escalier
M. CALAME propose de limiter le nombre de représentants à 3 par Villa (total 15)
M. BOURCIER demande à ce qu’il soit possible, quand besoin est, de faire intervenir des personnes extérieures au CS ayant des compétences dans les domaines qui nous intéressent (technique, bâtiment, juridique, etc…)
M. AUJARD demande à ce que soit redéfini précisément le fonctionnement de la résidence et particulièrement de connaître le rôle exact de l’AFUL vis-à-vis des copropriétés.
M. CALAME demande à ce que soit rédigé pour la prochaine réunion un « kit » d’explication de la copropriété à destination de tous : qu’est-ce que l’AFUL ? Les imbrications Villas – Terrasses – AFUL ?
M. P. propose une réflexion plus large au niveau de la résidence et invite les membres du CS Villas à se présenter au CS Terrasses afin d’avoir une appréhension globale des sujets. Un travail en bonne concertation avec le SDC Terrasse permettra d’avoir plus de poids auprès de l’AFUL et donc une meilleure efficacité.
Il propose également que la possibilité d’exclure un membre du CS soit prise en compte (raisons et modalités à définir).
M. BOURCIER suggère que l’on s’inspire du règlement intérieur qui a existé dans le passé.
M. CALAME demande à tous un retour sur le projet qu’il a soumis avant la prochaine réunion du CS.
(voir le projet en pièce jointe)
Actions :
Pour la prochaine réunion :
M. CALAME poursuit la rédaction du règlement de fonctionnement ;
C. ROUSSEL et D. SEGARD rédigent l’explication du fonctionnement de la copropriété ;
D. SEGARD demandera à GTF de nous fournir tous les éléments nécessaires à permettre aux différentes commissions de commencer à fonctionner : copies des contrats, états mensuels du compte, autres éléments d’intérêt, etc…
Commissions
Il est décidé de mettre en place quatre commissions :
Selon les besoins, chaque commission se réunira à sa convenance et possédera un rapporteur privilégié, à définir lors de la prochaine réunion. Chaque commission étudie les dossiers et fait des propositions au CS pour décision et application.
Finances : chargée du suivi des dépenses, de la mise en place d’un plan de trésorerie, de la recherche d’économies et de l’optimisation financière du fonctionnement en général. Conformément à la décision prise en AG :
- Elle procédera aux études des appels d’offres (dépenses > 2.000 €)
- Elle sera consultée pour toutes dépenses > 500 €
Travaux : chargée du suivi des travaux, de la prévision des travaux à réaliser et de l’entretien en général. Dans des mesures à définir d’un commun accord, cette commission pourra se faire assister de professionnels en cas de besoin.
Contrats : chargée de l’étude de tous les contrats existants et de leur optimisation.
Dans un premier temps, il s’agira de vérifier que les termes des contrats correspondent bien à nos besoins et aux prestations réalisées. Dans un second temps, il s’agira de renégocier et/ou de mettre en concurrence les prestataires si besoin est. Cette commission est également chargée de la surveillance et de l’optimisation des flux (eau, électricité et chauffage).
Procédures : chargée du suivi des différentes procédures en cours.
La question est posée de la création d’une commission espaces verts.
Celle-ci rentre de fait dans la commission « contrats ».
La Commission Contrats se compose de
- M. CALAME
- T. NICOLAU
- Ch. P.
- D. SEGARD
- R. TROUSSEILLER
La Commission Finances se compose de
