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Compte Rendu de la réunion du
Conseil Syndical des Villas du Parc

 

Jeudi 6 septembre 2007 - 19h00 à  21h00

 

La troisième réunion de l’exercice 2007-2008 du Conseil Syndical des Villas du Parc a eu lieu le jeudi 6 septembre 2007 de 19h00 à 21h00 à la salle Mathis - 9 rue Mathis 75019.

 

Présents : M. AUJARD, Mme BOILLOT, M. BOURCIER, M. CALAME, Mme NICOLAU, M. P.,

M. RENIER, M. SEGARD.

Absents : M. ASTIER, Mme BORRAS, M. BRAS, M. GROSSET-GRANGE, M. POIROUX, M. ROUSSEL, M. TEMSTET, M. TROUSSEILLER, Mme VIOLLE.

 

Ordre du jour

 

Contrats

1. Renégociation des contrats avec tous les prestataires pour homogénéité Villas/Terrasses/AFUL.
2. Appel d'offres auprès de syndics pour renégociation du contrat de syndic.
3. Contrat du Gardien : mise en conformité avec les tâches réelles dédiées aux Villas.
4. Contrat du Gardien : spécificités de la loge.
5. Copies des contrats manquants (Assurances).

 

Finances

1. Budget prévisionnel mensualisé pour établir le budget 2008.
2. Trésorerie et compte séparé.
3. Remboursement de l'abonnement 2007 d'accès aux comptes par Internet.
4. Devis concernant les compteurs d'eau au niveau des locaux poubelles et points d’eau communs.
5. Individualisation des facturations d'eau par le fournisseur.

 

Travaux

1. Villa Ampère : porte du placard technique - nuisances causées par un chat.
2. Nettoyage des halls des Villas.
3. Rétablissement des éclairages des patios Villas 2-6-8 et 10.

 

Divers :

 

1. Moyens d’accès aux locaux de servitude lors de l’absence du gardien
2. Clés d’accès aux machineries d’ascenseurs
3. Local pour réunions
4. Relations avec les syndics
5. Connaissance de la Résidence

 La séance est ouverte à 19h00.

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COMPTE RENDU DE SEANCE

 

- Les membres présents constatent qu’il est difficile de faire des réunions de commissions en plus des réunions de conseil syndical (local, emplois du temps).

- Il est proposé de nommer un interlocuteur par commission qui remontera les informations et questions au syndic : M. AUJARD pour la commission Procédures, Mme NICOLAU pour la commission Contrats

 

 

Contrats

1.       Renégociation des contrats avec tous les prestataires de services

Afin d'éviter les doublons et d'optimiser nos dépenses en prestations de services, il est proposé de demander aux syndics GTF et CITYA de s'harmoniser sur le choix des sociétés (électricité, serrurerie, jardinage, etc…) après information auprès des conseils syndicaux des Villas et Terrasses. De plus il paraît raisonnable de renégocier les contrats au moins tous les trois ans.

- M. P. signale les risques d'erreurs en cas de facturation  dès lors qu’il y aura des prestataires identiques.

- Mme NICOLAU souligne que les contrats d’assurances semblent élevés et méritent une étude approfondie.

- M. AUJARD évoque le problème de suivi des travaux : nombreuses prestations inefficaces, déplacements inutiles, absence de rapports d’interventions de la part des prestataires ou de la part du syndic. Il ajoute qu’il lui semble que le syndic ait des difficultés à « tenir » les entreprises (il n’existe pas de service « travaux » chez GTF avec les compétences requises).

- M. SEGARD propose que le syndic envoie systématiquement (ceci est actuellement fait de manière sporadique) des ordres de services aux prestataires, avec copie au gardien et à la commission Travaux pour permettre un suivi efficace tant au niveau de l’exécution que de la facturation. Ces ordres de services préciseront la date, le lieu exact d’intervention, sa nature et sa portée.

 

Action Mme NICOLAU :

Demander au syndic GTF :

1. de faire l'état de l'ensemble des contrats en cours avec leurs montants et leurs échéances.
2. de lancer une consultation.
3. de renégocier les contrats avec les anciens ou nouveaux prestataires pour avoir des contrats en harmonie avec notre exercice du 1^er janvier au 31 décembre.
4. d’établir systématiquement des ordres de services (avec copie au gardien et à la commission travaux) pour le bon suivi de toutes interventions.

 

 

2.       Appel d'offres auprès de syndics pour renégociation du contrat de syndic

Il est d'usage  de renégocier les contrats au moins tous les trois ans. Cela ne signifie pas pour autant que nous souhaitions changer de syndic. Il s'agit de vérifier simplement que nous sommes dans "la bonne norme" tant du point de vue du prix que du point de vue de la qualité de prestation.

 

Action  M. SEGARD :

1. établir un cadre d’appel d’offres pour établir une base de comparaison objective.
2. lancer une consultation dès le mois d’octobre.

 

 

3.       Contrat du Gardien : mise en conformité avec les tâches réelles dédiées aux Villas

Le Gardien a fait état du temps passé à guider les prestataires de services AFUL et Terrasses dans la résidence. M. SEGARD propose de réaffecter des UV aux Terrasses et à l’AFUL en fonction de la réalité des tâches respectives. Il est également possible à l'intérieur des UV propres aux Villas d'effectuer sans retard des réaffectations.

 

Action : Reprendre, avec le syndic, la grille des tâches établie l’an dernier et rééquilibrer les UV.

 

 

4.       Contrat du Gardien : spécificités de la loge

Dans le cas présent, il semble possible de bien différencier le logement privatif du Gardien de la loge professionnelle. La loge est un local professionnel, totalement indépendant du logement (accès séparé vers l’extérieur, porte de communication fermant à clé, WC avec lavabo dans la loge lui donnant une totale autonomie).

M. P. signale que c’est la copropriété des Villas du Parc qui est propriétaire à part entière de la loge et du logement du gardien.

Il existe un besoin pour un lieu sécurisé, accessible aux membres désignés du conseil syndical, pour au moins avoir accès, en dehors des heures de travail du gardien, aux différentes clés permettant l’accès aux locaux de servitude en cas d’urgence : fuites, incendie, personnes bloquées dans les ascenseurs, pannes électriques des parties communes, etc…

 

Action : demander au syndic de nous informer très précisément du statut de la loge en regard de la législation en vigueur, de la convention collective et de son contrat.

NB : lorsque la loge est constituée d’une pièce unique servant à la fois de loge et de logement du gardien, l’usage en est réservé au seul gardien (ce qui n’est pas le cas de notre copropriété)

 

 

5.       Copies des contrats manquants (Assurances)

Le conseil syndical dispose déjà de la copie d’un certain nombre de contrats. Une liste détaillant les manquants (notamment les contrats d’assurances) sera transmise au syndic pour lui demander de nous fournir les documents manquants.

 

Action : voir § 1 ci-dessus

 

 

Finances

1.       Budget prévisionnel mensuel pour établir le budget 2008

Il apparaît indispensable de demander au syndic d'élaborer un budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical (afin de remettre à plat le fonctionnement du site (lien avec le dossier des contrats). M. P. souligne que les échéances des recettes et des dépenses étant parfaitement connues, l’élaboration d’un budget mensuel ne posera aucune difficulté.

 

Action : demander au syndic d’établir et de soumettre au conseil syndical pour le mois de novembre 2007 le budget prévisionnel mensuel de l’exercice 2008.

 

 

2.       Trésorerie et compte séparé

1. Trésorerie :

Mme NICOLAU a effectué une étude significative des soldes quotidiens de la trésorerie sur l’ensemble de la période de janvier 2006 à juillet 2007 (19 mois) à partir des relevés bancaires. Il apparaît que le montant de la trésorerie courante est très élevé et excède les besoins. De plus GTF, étant également syndic de l'AFUL, peut moduler les dépenses de ces deux entités sans difficulté. Les soldes mensuels importants peuvent être placés au profit de la copropriété (sans risque d'agios pour compte débiteur).

Voir les tableaux en pièce jointe

Pour information, en date du 6 septembre 2007, le livret de la copropriété des Villas doit faire état de :

-          24.456 € au titre du fonds de roulement

-          2.500 € au titre de la provision pour travaux

-          3.000 € au titre de l’épargne courante

Soit un total de 29.956 €

 

2. Compte séparé :

Il s’avère, après vérifications directes et indirectes, que depuis que nous travaillons avec GTF, nous ne disposons pas d’un véritable compte « séparé » au sens légal du terme, mais d’un simple « sous-compte » (ligne identifiée au sein du compte GTF). Ce « sous-compte » ne donne aucune garantie en cas de faillite du syndic.

 

Figure au contrat du syndic GTF – page 4 – III Rémunération – Honoraires :

B – Ouverture et gestion d’un compte bancaire ou postal séparé (suivant décision d’Assemblée)

Pour gestion du compte bancaire séparé ouvert au nom du Syndicat des copropriétaires,

Frais annuels :

            -10% TTC du montant TTC des honoraires annuels avec un minimum de 300€ TTC

Ndr : les honoraires annuels pour l’exercice 2007 sont de 14.880 €

 

Figure au procès verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire du 28 mars 2007 – page 6 - §6

Maintien ou non du compte bancaire séparé – Décision (Majorité article 25 – Loi du 10 juillet 1965)

L’Assemblée Générale décide le maintien du compte bancaire ou postal séparé, au nom du syndicat, et ce pour une durée de un an.

 

Il est nécessaire de clarifier cette situation ambiguë. Le procès verbal laisse à croire que nous disposons d’un véritable compte séparé alors qu’il n’est est rien. La loi fait obligation aux syndics de différencier les fonds de chacune des copropriétés dont elle a mandat, cette tâche est une tâche de gestion courante incluse dans les honoraires annuels.

 

Action M. SEGARD : Demander au syndic d’informer l’ensemble des copropriétaires (dans un courrier joint au prochain appel de fonds) du statut exact de notre compte.

Récapituler et fournir au conseil syndical le montant des frais annuels qui auraient été perçus à ce titre.

 

 

3.       Remboursement de l'abonnement 2007 d'accès aux comptes par Internet

L'accès aux comptes individuels et collectifs (pour les membres du CS) ne fonctionne plus depuis plusieurs mois et l’échéance de remise en service n’est pas connue.

 

Action M. SEGARD : Il est demandé au syndic GTF de rembourser cet abonnement aux copropriétaires (sous forme de remboursements directs ou d'avoirs identifiés sur les factures du prochain trimestre).

 

4.       Devis concernant les compteurs d'eau au niveau des locaux poubelles

Pour affiner le suivi des consommations d’eau communes, la pose de compteurs d’eau au niveau des locaux à poubelles et autres points d’eau communs s’avère nécessaire.

 

Action : Il est demandé au syndic GTF de faire établir des devis pour la pose de ces compteurs d’eau qui devront permettre ultérieurement une facturation et non un simple comptage.

 

 

5.       Individualisation des facturations d'eau par le fournisseur

L’ensemble des Villas et des Ateliers est équipé de compteurs individuels d’eau chaude, froide et de thermies.

Les relevés individuels sont déjà effectués par Schlumberger.

 

Action : Il est demandé au syndic GTF de se renseigner auprès du fournisseur d’eau des conditions et modalités propres à obtenir une facturation individuelle directe des parties privatives (logements) et de fournir ces informations au conseil syndical.

 

 

Travaux

1.       Villa Ampère : porte du placard technique 2A - nuisances d’un chat

Mme PETIOT a pu constater (jeudi 6 septembre 2007 dans la matinée, en présence de MM NAUDIN, ROUSSEL et SEGARD) de l'état des bas de mur dégradés par un chat et du non fonctionnement des fermetures de l'armoire technique du 2A - Ampère.

En ce qui concerne les dégradations causées par le chat, cette situation dure depuis plus d’un an et a été signalée au syndic à plusieurs reprises en lui demandant d’agir. Le conseil syndical n’a pas été informé des actions entreprises (si action il y a eu).

La réparation de la porte de l’armoire technique a pris près d’un an (remplacement au début de cet été) et les serrures ne fonctionnent toujours pas.

2.       Nettoyage des halls des Villas

Mme PETIOT a pu constater jeudi 6 septembre 2007 (en présence de MM NAUDIN, ROUSSEL et SEGARD) de la mauvaise qualité du nettoyage du hall au 2A – Ampère (rampes d’escaliers, décrochements, appuis de fenêtres). Elle n'a pas souhaité voir d'autres halls.

 

Action : demander au syndic de demander au gardien d’effectuer le nettoyage des rampes d’escalier (les parties en bois avec un chiffon sec, les rampes métalliques avec un chiffon humide) et des appuis de fenêtres (avec un balai ou un aspirateur)

 

 

3.       Rétablissement des éclairages des patios Villas 2-6-8 et 10

Lors de la réunion du 1^er décembre 2005, les Villas 2, 6, 8 et 10 avaient décidé du remplacement des éclairages de patios par des balisages à énergie solaire. Ces balisages ont été installés au début 2006. A l’usage il s’avère que ce balisage est insuffisant tant en durée qu’en intensité. M. P. trouve ce balisage suffisant, M. BOURCIER demande à ce que soit réétudié un réel éclairage, branché sur le réseau, avec ou sans détecteur de présence.

 

Action : Identifier le type d’éclairage pouvant donner satisfaction et demander au syndic de faire établir les devis nécessaires villa par villa.

 

 

Procédures

 

M. AUJARD est mandaté pour prendre contact avec le syndic GTF et faire le point sur les procédures en cours.

 

Action M. AUJARD : faire le point avec le syndic des procédures en cours et évaluer notre risque.

 

 

Divers :

 

Moyens d’accès aux locaux de servitude lors de l’absence du gardien

(machineries, poste EDF, vannes, etc…)

Le Conseil syndical demande à ce qu’une solution soit envisagée afin d’accéder à ces locaux en cas d’urgence ou de besoin lors de l’absence du gardien (nuit et week-end)

 

 

Clés d’accès aux machineries d’ascenseurs

Faisant suite à la visite sur site de l’ascensoriste Koné le jeudi 6 septembre au matin, il a été décidé de faire le nécessaire pour la mise à disposition à la loge d'une clé d'accès aux machineries des ascenseurs.

Il a été également décidé de fournir à Koné une clé d’accès au niveau -4 par l’escalier situé face aux ascenseurs au niveau -3.

 

 

Local pour réunions

Le problème d’un local pour les réunions de conseil ou de commissions se pose toujours. M. P. se charge de contacter Batigère pour voir si une solution est possible. M. BOURCIER conserve la solution de secours que constitue la location de la salle Mathis.

 

 

Relations avec les syndics

MM. CALAME et SEGARD vont demander à rencontrer les supérieurs de Mmes BERETE et PETIOT pour faire un point général.

Il est compréhensible que Mmes BERETE et PETIOT n’aient pas les compétences techniques nécessaires, mais il est indispensable qu’elles puissent être accompagnées techniquement.

 

 

Connaissance de la Résidence

MM CALAME et SEGARD demandent au syndic de bien vouloir prévenir le gardien que ceux-ci prendront rendez-vous avec lui pour effectuer un tour complet de la résidence (sous-sols, parkings, locaux de servitude, etc…) afin de connaître les mesures à prendre en cas d’urgence et d’absence du gardien : vannes de coupure d’eau, armoires électriques, etc…

 

 

Modification des statuts de l'AFUL

Une gestion coordonnée de l'ensemble du site requiert de modifier les statuts de l'AFUL afin de permettre, le cas échéant de n'avoir qu'un seul syndic. Il est nécessaire pour cela de mandater les deux syndics qui représentent les co-propriétés pour étudier en détail cette éventualité et en discuter lors de la prochaine AG de l'AFUL.

 

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 21h00.